Elke maand zetten we 1 van onze medewerkers in de kijker waarbij zij een veelgestelde vraag beantwoorden. Deze maand is dat Nathalie. Als architecte adviseert Nathalie zowel promotoren als kandidaat-kopers in het nieuwbouwsegment en begeleidt ze het syndic-, beheer-, en verhuurteam. In dit artikel verduidelijkt ze het verschil tussen beheer en syndic. 

Bij Immo Delbecque ben ik heel vaak betrokken in beheers-en syndicdossiers. In dit kader is het voor klanten niet altijd duidelijk wat het verschil is tussen privatief beheer en syndic (of beheer van de gemeenschappelijke delen). Vooral wanneer we in gebouwen betrokken zijn als syndicus, maar ook als rentmeester, wordt vaak om verduidelijking gevraagd. Op voorhand geef ik alvast mee dat privatief beheer precies hetzelfde betekent als rentmeesterschap, en (om het helemaal ingewikkeld te maken) de syndicustaak ook wel wordt omschreven als het beheer van de gemeenschappelijke delen.

Hoe nu de grootste verschillen tussen beide verduidelijken?

Het eerste belangrijk verschil is dat privatief beheer zowel bij woningen als appartementen kan voorkomen. Een syndicus kan enkel een opdracht toevertrouwd worden als er in een (appartements)gebouw meer dan één eigenaar is. Op dat moment staat de syndicus in voor het beheer van alles wat van de meerdere eigenaars samen is (gangen, gevels, liften, tuin, …). Wanneer slechts één persoon eigenaar is van een volledig (appartements)gebouw, spreken we dan weer van privatief beheer (in opdracht van deze ene mede-eigenaar). 

• Administratief gezien staan we als syndicus in voor de goede administratie van de gemeenschappelijke delen van een appartementsgebouw (in opdracht van alle mede-eigenaars dus). Bij privatief beheer gaat het om een goed administratief dossier van één kavel/appartement. Ook alle wettelijke verantwoordelijkheid van de vereniging van mede-eigenaars, en/of de privatieve eigenaar worden hier zeker nauwgezet opgevolgd. Vb. syndicus zorgt voor het postinterventiedossier, epc, brandveiligheid, … van de gemeenschappelijke delen. De rentmeester volgt het postinterventiedossier, epc, rookmelders, … van het privatieve appartement op.
• Bouwtechnisch zorgen we er als syndicus voor dat alle gemeenschappelijke delen van een appartementsgebouw in orde zijn. Als rentmeester volgen we nauwgezet de technische aspecten van het appartement of de woning op. Dit gaat zowel over opvolging na oplevering, herstellingen, alsook een goed onderhoud. Vb. syndicus zorgt voor herstellingen en onderhoud aan gevels, in de gemeenschappelijke gang, aan de lift, in de tuin, … op en de rentmeester volgt herstellingen aan wc, keukentoestellen, elektriciteit, … op. Als rentmeester wordt ook goed geëvalueerd of het rendementsmatig interessant is om bepaalde zaken te vernieuwen. Zo kan overwogen worden of de kostprijs van een nieuwe keuken opweegt ten opzichte van een hogere huur-en verkoopprijs, het aantrekken van kwalitatieve huurders, … Zowel syndicus als rentmeester zijn steeds eerste aanspreekpunt bij bouwtechnische problemen.
• Financieel gezien volgt de syndicus alle facturen van gemeenschappelijke delen (vb. lift, elektriciteit gangen, …), provisies en de hele boekhouding hiervan op. Een jaarlijkse afrekening zorgt voor een overzicht en afrekening tussen alle mede-eigenaars. Als rentmeester zorgen we dan weer voor een perfecte opvolging van de betalingen van de huurder, provisies aan de vereniging van mede-eigenaars (in appartementsgebouwen) en eventuele aannemers. Daarnaast wordt ook de jaarlijkse afrekening naar de huurder opgemaakt en opgevolgd. Maandelijks wordt hierover een overzicht bezorgd aan elke eigenaar.
• Op vlak van communicatie staat een syndicus wettelijk gezien in voor de communicatie met en tussen de eigenaars, als rentmeester wordt een goede communicatie opgebouwd met de huurders. Zo gebeurt het vaak dat we als rentmeester jaarlijks langsgaan bij de huurders om de stand van zaken in woning/appartement te evalueren. Hierover brengen we dan verslag aan de eigenaars.

Als eigenaar bent u dus helemaal zonder zorgen als uw makelaar instaat voor zowel privatief als gemeenschappelijk beheer. Ook ik verschiet nog vaak van het vele werk en de verantwoordelijkheden dat gepaard gaan met de job als syndicus en rentmeester. Maar ik ben er als architecte door gepassioneerd, en blijf zoeken naar de optimale werk-en opvolgingsmethodes van deze boeiende job. Ikzelf en ons team staan dan ook graag ter beschikking indien u hierover nog bijkomende vragen zou hebben, aarzel dus niet om ons te contacteren!